رسائل البريد الالكتروني الرسمية
متى تعد رسائل البريد الالكتروني وثائق ؟
يعد هذا التساؤل ضروري لأنه بالإجابة عليه سوف يتحدد ماهية الرسائل
التى يجب الاحتفاظ بها كدليل على أعمال المنظمة وحذف الرسائل التى لا تدخل في هذا
النطاق . وتتحدد الإجابة على هذا التساؤل إذا ما طبق مفهوم الوثيقة على رسائل
البريد الالكتروني، وإذا ما نظرنا إلى تعريف الوثيقة طبقاً لما أقره المجلس الدولى
للأرشيف ( ICA )
أن الوثيقة هي "أية معلومات سجلت، أو دونت على وسيط بعض النظر عن شكله ، تم
إنشائه أو تلقته المنظمة من خلال ممارستها لأنشطتها وحفظته للوفاء بالتزامات
قانونية أو صفقات مالية" ، وإذا ما طبق هذا التعريف على رسائل البريد الالكتروني
نستطيع أن نحدد طبيعة الرسائل التى يمكن أن تكون وثائق وقد احتوى التعريف السابق
على العناصر الآتية :
1- التسجيل والتدوين :حيث يتم تسجيل وسائل البريد وتدوينها على خادم البريد أو على القرص
الصلب لكمبيوتر المستلم للرسالة .
2- الإنشاء :-لا يوجد اختلاف عن
الوثائق الورقية ، حيث تنشا الرسائل داخل المنظمة وترسل إلى خارجها أو داخل
الإدارات التابعة للمنظمة مثلها مثل الأوراق العادية .
3- الاستلام :- هناك اختلاف عن
الوثائق التقليدية حيث يتم عمل نسخة من الرسائل الورقية الواردة ، في حين أن رسائل
البريد الالكتروني يتم تخزينها بشكل آلى فـــي صنـــدوق الـــــوارد (Out Box )
4-الدليل :-حيث تثبت الرسائل
الالكترونية الالتزامات القانونية أو المالية للمنظمة سواء لها أو عليها ، ولكن
هناك اختلاف عن النظم الو رقية التقليدية ، فمن الموظفين من يتعامل مع رسائل
البريد الالكتروني لأغراض شخصية كما أنه في بعض الأحيان لا تصل الرسائل إلى
الصندوق البريدي للمنظمة نتيجة لحادث أو كتابة العنوان البريدي خطأ مما يتسبب في
حدوث مشاكل.
ونستطيع أن نقول أن الإيميل يعتبر وثائق إذا ما احتوى على معلومات
تدخل ضمن إطار أنشطة المنظمة الرسمية ( الإيميل الوظيفي ) وبناء عليه نستطيع تحديد
ما إذا كان هذا النوع الجديد من الوثائق له قيمة إدارية أو أرشيفية .
ومن أمثلة رسائل البريد الالكتروني التي تعد وثائق رسمية وذات قيمة
دائمة
·
رسائل البريد الالكتروني التى تعكس وضع وسياسيات المنظمة .
·
الرسائل التى تعد دليل على إنجاز وإتمام أعمال المنظمة .
·
الرسائل الصادرة والواردة والتي تكون جزء من العملية الإدارية .
·
رسائل السياسات أو التوجيهات أو التعليمات .
·
الرسائل التى تحتوى عن قليل أو كثير من المعلومات عن الوثائق
الأصلية .
·
كذلك الرسائل التى تحتوى على معلومات غير موجودة في مكان آخر مثل
:-
1.
الرسائل المتعلقة بجداول الأعمال .
2.
جداول ومحاضر المقابلات والاجتماعات .
3.
التقارير النهائية والتوصيات .
4.
المفكرات والتعليقات غير الرسمية.
رسائل البريد الالكتروني ذات القيمة المؤقتة :
هناك رسائل من البريد الالكتروني تكون مطلوبة لمدة محدودة من الوقت
للتأكد من إنجاز الأعمال الروتينية المتكررة ، هذه الرسائل لا تكن مطلوبة لضبط أو
دعم أو توثيق برامج المنظمة ودعم اتخاذ القرار أو فى تنفيذ الأنشطة الإدارية ومنها
على سبيل المثال :-
1.
الرسائل التى تحتوى على معلومات تستخدم في أغراض الاستشهاد المرجعى
فقط على وجود نسخ من هذه المعلومات .
2.
الرسائل التى تستخدم في الاتصالات العرضية الطارئة .
3.
الرسائل التى تعد نسخ مكررة من المعلومات .
4.
الرسائل غير الرسمية أو المسودات التى لا تعد دليل على تطور ونمو
المنظمة .
5.
الرسائل التى تأتى من مكاتب البريد أو الخدمات أو مصادر الإنترنت
ولا تستخدم إلا في إغراض الإعلام .
6.
الملاحظات المتنوعة عن اللقاءات أو الرحلات أو الأجازات .
ويجب التخلص من هذه الرسائل إذا لم يعد عليها استخدام وذلك بعد
الحصول على موافقة رسمية وطبقاً للوائح الحفظ المعمول به.
المصدر
اشرف محمد عبد المحسن الشريف .إدارة وأرشفة
رسائل البريد الالكتروني في المنظمات الحكومية .مجلة cybrarians، ع9 ،يونيو 2006.متاحة علي الرابط http://journal.cybrarians.info
|
