رسائل البريد الإلكتروني

رسائل البريد الالكتروني الرسمية

متى تعد رسائل البريد الالكتروني وثائق ؟

    يعد هذا التساؤل ضروري لأنه بالإجابة عليه سوف يتحدد ماهية الرسائل التى يجب الاحتفاظ بها كدليل على أعمال المنظمة وحذف الرسائل التى لا تدخل في هذا النطاق . وتتحدد الإجابة على هذا التساؤل إذا ما طبق مفهوم الوثيقة على رسائل البريد الالكتروني، وإذا ما نظرنا إلى تعريف الوثيقة طبقاً لما أقره المجلس الدولى للأرشيف ( ICA ) أن الوثيقة هي "أية معلومات  سجلت، أو دونت على وسيط  بعض النظر عن شكله ، تم إنشائه أو تلقته المنظمة من خلال ممارستها لأنشطتها وحفظته للوفاء بالتزامات قانونية أو صفقات مالية" ، وإذا ما طبق هذا التعريف على رسائل البريد الالكتروني نستطيع أن نحدد طبيعة الرسائل التى يمكن أن تكون وثائق وقد احتوى التعريف السابق على العناصر الآتية :

1- التسجيل والتدوين :حيث يتم تسجيل وسائل البريد وتدوينها على خادم البريد أو على القرص الصلب لكمبيوتر المستلم للرسالة .

2- الإنشاء :-لا يوجد اختلاف عن الوثائق الورقية ، حيث تنشا الرسائل داخل المنظمة وترسل إلى خارجها أو داخل الإدارات التابعة للمنظمة مثلها مثل الأوراق العادية .

3- الاستلام :- هناك اختلاف عن الوثائق التقليدية حيث يتم عمل نسخة من الرسائل الورقية الواردة ، في حين أن رسائل البريد الالكتروني يتم تخزينها بشكل آلى فـــي صنـــدوق الـــــوارد (Out Box )

4-الدليل :-حيث تثبت الرسائل الالكترونية الالتزامات القانونية أو المالية للمنظمة سواء لها أو عليها ، ولكن هناك اختلاف عن النظم الو رقية التقليدية ، فمن الموظفين من يتعامل مع رسائل البريد الالكتروني لأغراض شخصية كما أنه في بعض الأحيان لا تصل الرسائل إلى الصندوق البريدي للمنظمة نتيجة لحادث أو كتابة العنوان البريدي خطأ مما يتسبب في حدوث مشاكل.

ونستطيع أن نقول أن الإيميل يعتبر وثائق إذا ما احتوى على معلومات تدخل ضمن إطار أنشطة المنظمة الرسمية ( الإيميل الوظيفي ) وبناء عليه نستطيع تحديد ما إذا كان هذا النوع الجديد من الوثائق له قيمة إدارية أو أرشيفية .

ومن أمثلة رسائل البريد الالكتروني التي تعد وثائق رسمية وذات قيمة دائمة

·        رسائل البريد الالكتروني التى تعكس وضع وسياسيات المنظمة .

·        الرسائل التى تعد دليل على إنجاز  وإتمام أعمال المنظمة .

·        الرسائل الصادرة والواردة والتي تكون جزء من العملية الإدارية .

·        رسائل السياسات أو التوجيهات أو التعليمات .

·        الرسائل التى تحتوى عن قليل أو كثير من المعلومات عن الوثائق الأصلية .

·        كذلك الرسائل التى تحتوى على معلومات غير موجودة في مكان آخر مثل :-

1.    الرسائل المتعلقة بجداول الأعمال .

2.    جداول ومحاضر المقابلات والاجتماعات .

3.    التقارير النهائية والتوصيات .

4.    المفكرات والتعليقات غير الرسمية.

رسائل البريد الالكتروني ذات القيمة المؤقتة :

هناك رسائل من البريد الالكتروني تكون مطلوبة لمدة محدودة من الوقت للتأكد من إنجاز الأعمال الروتينية المتكررة ، هذه الرسائل لا تكن مطلوبة لضبط أو دعم أو توثيق برامج المنظمة ودعم اتخاذ القرار أو فى تنفيذ الأنشطة الإدارية ومنها على سبيل المثال :-

1.    الرسائل التى تحتوى على معلومات تستخدم في أغراض الاستشهاد المرجعى فقط على وجود نسخ من هذه المعلومات .

2.    الرسائل التى تستخدم في الاتصالات العرضية الطارئة .

3.    الرسائل التى تعد نسخ مكررة من المعلومات .

4.    الرسائل غير الرسمية أو المسودات التى لا تعد دليل على تطور ونمو المنظمة .

5.    الرسائل التى تأتى من مكاتب البريد أو الخدمات أو مصادر الإنترنت ولا تستخدم إلا في إغراض الإعلام .

6.    الملاحظات المتنوعة عن اللقاءات أو الرحلات أو الأجازات .

ويجب التخلص من هذه الرسائل إذا لم يعد عليها استخدام وذلك بعد الحصول على موافقة رسمية وطبقاً للوائح الحفظ المعمول به.

المصدر

اشرف محمد عبد المحسن الشريف .إدارة وأرشفة رسائل البريد الالكتروني في المنظمات الحكومية  .مجلة  cybrarians، ع9 ،يونيو 2006.متاحة علي الرابط  http://journal.cybrarians.info

Open Access to Research Data as a Driver for Open Science | RECODE Final Conference

 The conference  aims to contribute to the ongoing dialogue on open science and open access to research data in particular by providing a forum for discussion that brings together an excellent line-up of international experts and key stakeholders. The Conference is designed around the following key themes:

§     Policies for open access to research data

§     Good practices in enabling re-use of research data

§     Open research data and research cultures

§     PSI as research data and vice versa

§     Grand challenges in opening access to research data

The conference will showcase the results from RECODE and officially launch the RECODE Policy Recommendations. The key impact of RECODE will be to reduce fragmentation in the open access ecosystem by providing practical and evidence based advice to the organisations involved in facilitating open access to research data. This will be achieved through the production of overarching recommendations as well as specifically targeted at the following stakeholder groups:

§     Data managers

§     Funders

§     Publishers

§     Research institutions

The RECODE final conference provides an opportunity for learning as well as taking part in a rich dialogue regarding open access to research data within the current European research landscape. The Agenda and location information can be found on the RECODE website.

The conference is organized by the National Documentation Centre and will take place at the National Hellenic Research Foundation in the heart of Athens.  Attendance is free but registration is required. The conference will be broadcast through live streaming.

8 ميزات في جوجل الباحث العلمي يجب على كل باحث معرفتها

تقدم جوجل حلولا تقنية مبتكرة للتعليم تستهدف من خلالها المعلم والمتعلم باعتبارهما الطرفين الرئيسيين للعملية التعليمية. ومن بين هذه الحلول التي يغفل عنها الكثيرون نجد محرك البحث جوجل الباحث العلمي، الذي يوفر العديد من الميزات للباحثين سواء كانوا طلابا أو معلمين، ويعتبر بحق مصدرا خصبا للمعلومات من مصادرها المتسمة بمصداقيتها العلمية. وللإشارة فإن جوجل الباحث العلمي يرفع شعار ” انطلق بمعاونة العمالقة “، وهو اعتراف بأن جزءًا كبيرًا من العمل في مجال البحث العلمي يعتمد على ما قدمه الآخرون من اكتشافات، و العبارة مقتبسة من مقولة العالم الشهير إسحاق نيوتن “إن كنت اكتشفت شيئًا، فلأنني انطلقت بمعاونة العمالقة”.

وسوف يأخذنا هذا المقال نحو أهم الميزات التي يوفرها موقع جوجل سكولار لمستخدميه، وهي 8 ميزات مهمة إذا عرفناها وتعاملنا معها بشكل جيد سنتمكن من إجراء عمليات بحث أفضل على جوجل الباحث العلمي.

1- دقق كلماتك بحثك

أول شيء يجب الانتباه إليه عندما تكتب كلمة بحثك هو أيقونة السهم الصغير في أقصى يمين مربع البحث التي يمكنك النقر عليها عبر تحديد الكلمات الرئيسية الخاصة بك بكل دقة تماما كما كنت تفعل في البحث المتقدم مع محرك البحث الرئيسي لجوجل.

2- ابحث عن المؤلف

لأن البحث عن المؤلف من أكثر الطرق فعالية في العثور على نتائج جيدة لبحثك، و لأنك ستحصل فقط على المقالات التي كتبها المؤلف المطلوب أو على أبحاث أكثر ارتباطا بالمواضيع التي يهتم بها المؤلف وتقاسمه نفس الاهتمام.

3- حدد المرجع وتاريخ النشر

للحصول على نتائج أكثر دقة يمكنك تحديد اسم المرجع الذي تريد البحث عنه مثل اسم كتاب أو عنوان مجلة أو دورية علمية. ويمكنك أيضا اختيار نطاق التاريخ من نتائج البحث. يمكنك على سبيل المثال اختيار نطاق التاريخ بين 2011-2014 وسوف يقوم لك جوجل الباحث العلمي بالعودة إلى الورقات العلمية التي نشرت خلال هذا الإطار الزمني فقط.

4- وثق مراجعك

إذا كنت توثق مراجع بحثك على برامج أخرى مثل (EndNote, RefWorks, RefMan, BiTex )، تأكد من تمكين هذه الميزة على حسابك في جوجل الباحث العلمي. وللقيام بذلك تحتاج إلى الضغط على أيقونة “الإعدادات” في أقصى الأعلى يسارا، وتنتقل لأسفل الصفحة لتجد “مدير قوائم المراجع” وقم بوضع علامة في المربع كما هو مبين في الصورة مع اختيار البرنامج الذي تستخدمه في إدارة وتوثيق المراجع الخاصة ببحثك.

5- ارتبط بمكتبتك

إذا كنت عضوا في مكتبة (مكتبة جامعتك مثلا) يمكنك الوصول إلى النصوص الكاملة للكتب والأبحاث التي توفرها مكتبتك على الويب، إذ يقوم جوجل الباحث العلمي بفحص كامل محتوياتها لتحديد الأعمال التي توفرها، فيقوم بعرضها عبر ارتباطات مميزة في صفحات نتائج البحث، من خلال هذه الارتباطات تستطيع قراءة المراجع وتحميلها مجانا. ولكي تتمكن من العثور على محتويات مكتبتك تأكد من تنشيط ارتباطات المكتبات في حسابك الخاص على جوجل الباحث العلمي.

6- أنشئ إشعارات

الإشعارات تسمح لك بتتبع أحدث الإصدارات والمنشورات في مجال اهتمامك من خلال إنشاء تنبيه أو إشعار بكل سهولة. للقيام بذلك، في القائمة الأفقية للروابط أعلى الصفحة الرئيسية  انقر على تبويب “إشعارات”، وقم بإنشاء التنبيه الخاص بك، بإدخال الكلمة المطلوبة مع إدخال بريدك الإلكتروني الذي ستستقبل عليه التنبيهات في كل مرة يتم فيها نشر ورقة علمية على الانترنت تندرج تحت الكلمة المطلوبة في التنبيه الذي قمت بإنشائه. كما يمكنك إنشاء تنبيهات خاصة بالمؤلفين الذي تريد التوصل بآخر مؤلفاتهم المنشورة على جوجل الباحث العلمي.

7- الاقتباسات

إن عدد مرات اقتباس العمل البحثي عامل مهم في تحديد تصنيف هذا العمل ضمن نتائج البحث التي يقدمها الباحث العلمي من جوجل، بحيث يجمع كافة الاقتباسات لكل إصدارات الأعمال البحثية. ومن الناحية العملية يمكن أن يساعد هذا الأمر بدرجة كبيرة في تحسين وضع المقال في نتائج البحث. الاقتباسات على الباحث العلمي من جوجل تسمح للمؤلفين برصد الاقتباسات الموجهة نحو مقالاتهم. يمكنك أن تعرف من قام باقتباس نصوص من المنشورات الخاصة بك وماهي النصوص التي قام باقتباسها، إذ تحلل نتائج ذلك عبر رسم بياني لتطور الاقتباسات على مر الزمن وحساب إحصائيات مختلفة تتعلق بها. يمكنك أيضا نشرها على ملفك الشخصي لجعلها تظهر في نتائج جوجل الباحث العلمي عندما يبحث المستخدمون عن اسمك.

8- المقاييس

توفر صفحة المقاييس طريقه سهلة وبسيطة للمؤلفين لقياس وضوح وتأثير المنشورات العلمية قياسا على قوة الاقتباس أو الاستشهاد بنصوصها، وهي ميزة تمكنك من تتبع الاقتباسات المرتبطة بمنشوراتك. هي إذن طريقة جيدة تسمح بمقارنة المنشورات بناء على قوة الاقتباس منها، وهي ميزة تعطينا نظرة عامة عن أهم المجلات أو الدوريات التي تم الاقتباس منها مصنفة حسب اللغة و أصناف العلوم واعتمادا على معايير تصنيف خاصة مثل مؤشر H5.

متاح على المصدر:http://www.new-educ.com/8-fonctionnalites-de-google-scholar-doivent-connaitre-tous-les-enseignants#.VGEUQDSsV1Y

التصادم العلمي والتكامل المعرفي

Scientific Collisionand Integration Of Knowledge

د. عزة فاروق جوهري

أستاذ مساعد/ قسم علوم المعلومات

كلية الآداب جامعة بني سويف

     نظرية التصادم في الكيمياء بالإنجليزية يطلق عليها ( Collision theory)هي نظرية ابتكرها كل من ماكس تراوتز و وليام لويس بين عامي 1916 و 1918 وذلك لتفسير حدوث التفاعلات الكيميائية .(1)  وتفسر هذه النظرية حدوث التفاعل كنتيجة لاصطدام الجسيمات المتفاعلة . ولكن لا ينتج كل اصطدام إلى تفاعل وإنما عدد محدد فقط من مجمل التصادمات يملك الطاقة اللازمة لحدوث التلامس الفعال الذي يسبب تحول المتفاعلات إلى نواتج. يعود هذا الأمر إلى عدد محدد من الجزيئات يملك الطاقة اللازمة والتوجه المناسب  أثناء التصادم من أجل كسر أي روابط موجودة وتشكيل أخرى جديدة.

تدعى التصادمات الفعالة التي تؤدي إلى تشكيل النواتج بالتصادمات المثمرة.

      في إطار التوجه لمجتمعات المعرفة وما يتطلبه ذلك التوجه من استثمار التلامس الفعال بين بعض التخصصات لنصل لمرحلة التصادمات المثمرة جاءت فكرتي لهذه السطور  على خلفية ما ينتهي إليه تقرير المعرفة العربي في كل دورة من دوراته(2) من أن النظر إلى مجال المعرفة وثورتها اليوم يشكل إحدى بل ومن أهم المداخل للإصلاح في الوطن العربي. حيث تتجه التوصيات دائما إلى ضرورة توفير بيئات حاضنة ومؤسسات وسياسات داعمة لكي تتحقق طفرة كبيرة في إنتاج واستحداث المعرفة في العالم العربي.فعلينا إذن التواصل مع ذواتنا ومع العالم بناءً على مكاسب المعرفة المعاصرة. إن التواصل مع الذات، أي تشخيص عللها المعرفية بصورة دقيقة وتشخيص علاقاتها الموصولة ببيئات المعرفة، ثم التواصل مع العالم بكثير من الشجاعة والطموح، وبكثير من الإيمان الذي يسلم بأن التشارك في إنتاج المعرفة يتطلب الحوار، ويتطلب بناء التعاقدات العقلانية هو بداية طريق التصادم المثمر .

ومن علاقات التصادم المثمر التي نأملها في تخصصات في مجتمعاتنا الأكاديمية العربية  تتلاقي في جزيئات يمكن أن تولد نواتج مثمرة منها نقاط التلاقي بين تخصص دراسات المعلومات وبين كل من تخصصات الحاسبات والتقنيات  والإدارة  والإعلام ويمكننا في هذا الطرح نفتح المجال بين علوم المعلومات والحاسبات والتقنية فقط على سبيل المثال الآن ، فدائما ما يسند للحاسبات والتقنية أنها الدعامة التي تحتل اليوم بدورها مكانة هامة في باب تطوير المعرفة وتحصيل المعلومات مبرزا أن تقنيات المعلومات تعد إحدى الدعائم الرئيسة لإقامة مجتمع المعرفة؛ ذلك أنها تمثل الأداة الرئيسة في العصر الحالي لنشر المعرفة وتداولها، علاوة على دورها في تطوير ودعم وتسهيل وتسريع البحث العلمي والثقافي على أوسع نطاق ممكن. لكن للتقانة معدوها ومنشئوها كأدوات فماذا عن مستخدمو هذه التقانة من هم مستثمروا  هذه التقانة في إدارة وتنظيم وبث الرصيد المعلوماتي والمعرفي ؟

من هنا كان لابد من استثمار فكرة التصادم المثمر لتكوين تكتلات فاعلة في جبهة المعرفة وكياناتها بوضوح دور العنصر البشري الذي يستخدم الأدوات التقنية ويفعل  دورها فكم من أدوات تم الاحتفاظ بها وامتلاكها دون إسهام مثمر لها ، حيث في الغالب من ينتج الأداة ليس هو مستخدمها فمنتج المشرط ليس بالطبيب ، ومنتج المقص ليس هو القائم بمهنة الحياكة ولكن التعاون الفاعل بين منتج الأداة ومستخدمها سيولد بالطبع معرفة وتطوير في الأداة واستثمار فعال لكل إمكاناتها .

فعلى سبيل المثال لدى الجامعات كيانات تقنية تطرح كل يوم الجديد من تيسيرات الأداء التقني لخدمة وتوعية منسوبي الجامعة ، وبالرغم من هذا عند البحث عن مواقع الجامعات العربية من خلال عناصر توصيفها للتعرف عليها من جانب محركات البحث فيما يعرف ب (الميتاداتا ) الخاصة بها نجدها قاصرة في الأداء وفقا لفحصها ببرامج التقييم الآلية العالمية حيث يظهر برنامج ميتاشيكر انها لم تتخطى مرحلة الضعيف كما في الشكل التالي لبعض المواقع

 فماذا آتي بها في هذا الترتيب ؟ رغم الإمكانات التقنية التي تستخدمها الجامعة ، هو عدم الاستعانة بمتخصصي المعلومات في استثمار الأدوات التقنية وتفعيلها وفقا لتفهم موضوعي مهني  في صياغة التوصيف للميتاداتا الخاصة بالموقع . من هنا تبرز الحاجة للتعاون بين التخصصين التقني والمعلوماتي وفقا لنظرية التصادم المثمر في الجوانب التالية:

أولا الجوانب الأكاديمية :على مستوى الخطط الدراسية واستثمار كل جانب لنقاط التلاقي مع الجانب الآخر بطرح مقررات مشتركة وأبحاث مشتركة و إشراف مشترك .

 ثانيا الجوانب التصميمية :على المستوى ألبرامجي لمعرفة المتطلبات الوظيفية للبرمجيات المنتجة.

ثالثا الجوانب الخدمية التنفيذية : لتفعيل استخدام الأدوات والبرمجيات واستثمارها أفضل استثمار.

المصادر :

(11/12/2013م)   http://ar.wikipedia.org/wiki/1) متاح على

2) تقرير المعرفة العربي للعام2010-  2011. متاح على            (11/12/2013م)http://www.arab-hdr.org/arabic/akr/index.aspx   

3) متاح على

 http://www.metachecker.net/Analise.aspx?url=http%3a%2f%2fwww.kau.edu.sa